Reuniones de Operaciones en TI

Dom, Feb 13, 2011

ARTICULOS, ITIL

<font size=4><center><b>Reuniones de Operaciones en TI</b></center></font>

Las reuniones de los grupos de Operaciones en TI son extremadamente importantes para alinear y mantener informados y conscientes a todos los involucrados en el Área Operativa.

Pero, ¿cuándo y dónde se realizan?,  ¿quiénes asisten ? ¿Qué tipo de reuniones deben hacerse?….

¿CUÁNDO?: Inicialmente, deberán realizarse comenzando la jornada de trabajo, y su frecuencia puede ser semanal o diaria, según la conveniencia. Su duración debería estar entre 15 y 30 minutos como máximo en caso de ser diaria y no exceder de 1 hora en caso de ser semanal.

¿QUIÉNES ASISTEN? Al menos un representante de cada departamento, entre otros: Supervisor del Service Desk, Grupos de soporte a servidores, telecomunicaciones, Aplicaciones, bases de datos, Mainframes, etc.  Aquellos que estén delegados para asistir y no puedan, deberán delegarlo en su reemplazo operativo o Backup de su puesto de trabajo.

La reunión debe estar liderizada por un responsable de seguir los puntos de la agenda, anotar los resultados de la misma y posteriormente crear una minuta que debe distribuirse a todos los miembros de TI una vez concluida.

¿DÓNDE?: Se recomienda realizarla en la misma sala de reuniones, siempre a la misma hora y tratar de institucionalizarlo como un hábito a cumplirse. En caso de tener asistentes en diferentes ubicaciones geográficas, estos deberán llamar al número de la sala de conferencias y reportarse a la reunión a distancia.

Otra opción de realizar las reuniones distinta a la modalidad presencial, es a través de servicios de audio ó video-conferencias que permitan a los participantes poder asistir desde la comodidad de sus puestos de trabajo.

Los temas a discutir se acuerdan previamente en una agenda, se limitan a la misma, y deben incluir al menos:

  • Incidencias o problemas no resueltos que estén en ejecución ó pendientes por resolver. (tickets no resueltos)
  • Coordinación de personal de soporte de diferentes divisiones donde sea necesario. (Ejemplo: Personal de soporte personalizado con personal de servidores ó Aplicaciones)
  • Apoyo y notificaciones sobre cambios que se realicen ese día ó resultados de cambios de la jornada anterior.
  • Lecciones aprendidas de eventos ocurridos como la interrupción de cualquiera de los servicios.

Como buena práctica se recomienda en Organizaciones que estén dispersas regionalmente (diferentes ciudades ó países), que dividan la reunión en dos partes;  La primera para discutir temas que afecten a la organización como un todo, como por ejemplo: políticas nuevas, normas de la seguridad corporativa ó incidentes mayores que afecten a las regiones. Segundo; se deben abordar los puntos locales, es decir, aquellos que solo afecten una ubicación local específica.

OTRAS REUNIONES

Además de las reuniones de operaciones, también deberán realizarse:

REUNIONES DE DEPARTAMENTO: A diferencia de las reuniones de los equipos de operación en TI, estas últimas están destinadas a departamentos, grupos ó equipos individuales. Estas pudieran realizarse de frecuencia semanal y deben discutirse entre otras cosas:

  • Incidentes, problemas o cambios en los que ese equipo está trabajando, el progreso de los mismos, los tiempos estimados para completar la actividad, y si requieren apoyos de otros departamentos.
  • Discutir sobre algunas diferencias o desacuerdos para buscar soluciones.
  • Esquemas de ausencias, reemplazos, entrenamientos y vacaciones.

REUNIONES CON LOS CLIENTES DE Y PROVEEDORES: Se deben realizar entre el Departamento de TI y sus clientes dentro de la organización, así como con los proveedores que le prestan apoyo estratégico en sus actividades. Los temas a conversar pudieran ser entre otros:

  • Revisión después de presentarse interrupciones de servicio severas, y las lecciones aprendidas para evitar que vuelvan a tener ocurrencia. Esto es vital para volver a llevar a la normalidad la relación y aliviar la tensión entre todas las partes.
  • Revisiones de contratos, deficiencias o desviaciones del servicio, así como cualquier mejora o idea que vaya en pro de mejorar el servicio prestado.

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One Response to “
Reuniones de Operaciones en TI

  1. Manuel Camposano Dice:

    Muy buena guia, gracias por tu aporte, me ayudan a tener una mejor idea de lo se deberia realizar en mi area de trabajo


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